Trong bối cảnh nhiều hợp tác xã vệ sinh môi trường đang gặp khó khăn trong quản lý thu phí và minh bạch dữ liệu, HTX Phú Riềng (Bình Phước) đã tiên phong triển khai CityWork CRM
Mục lục nội dung:
1. Áp lực vận hành và bài toán chuyển đổi số
Trong bối cảnh các đơn vị dịch vụ công ích đang từng bước chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công sang ứng dụng công nghệ số, lĩnh vực thu giá dịch vụ vệ sinh môi trường cũng không nằm ngoài xu thế này. Áp lực về minh bạch dữ liệu, tăng hiệu quả thu phí, giảm thất thoát và nâng cao chất lượng phục vụ người dân đang khiến nhiều hợp tác xã, doanh nghiệp vệ sinh môi trường chủ động tìm kiếm các giải pháp số hóa toàn diện.
HTX Phú Riềng (tỉnh Bình Phước) là một trong những đơn vị tiên phong tại địa phương khi quyết định áp dụng bộ ứng dụng CityWork CRM (Do eKMap phát triển) để quản lý khách hàng và thu giá dịch vụ vệ sinh môi trường. Tuần qua, HTX phối hợp cùng eKMap tổ chức buổi đào tạo trực tuyến dành cho đội ngũ cán bộ thu phí, đánh dấu bước khởi đầu cho hành trình số hóa công tác quản lý, vận hành của đơn vị.
2. “Điểm đau” thực tế của HTX Phú Riềng (và nhiều HTX tương tự)
Trong nhiều năm qua, hoạt động thu giá dịch vụ vệ sinh môi trường tại các địa phương chủ yếu dựa trên hình thức thủ công. Trong khi đó, yêu cầu về minh bạch tài chính, tối ưu nguồn lực và nâng cao chất lượng phục vụ người dân ngày càng trở nên cấp thiết. Đây chính là những “điểm nghẽn” mà nhiều hợp tác xã, doanh nghiệp vệ sinh môi trường đang nỗ lực tháo gỡ thông qua ứng dụng công nghệ số
- Ghi chép thủ công, tốn thời gian: Việc thu tiền, ghi sổ, cập nhật hợp đồng thường làm bằng tay hoặc qua nhiều file Excel không chuẩn hoá, dẫn tới mất nhiều thời gian tổng hợp.
- Khó kiểm soát công nợ theo khu vực: Khi dữ liệu phân tán, HTX khó theo dõi khách nợ theo từng tuyến, từng tổ thu, dẫn tới truy thu chậm hoặc bỏ sót.
- Báo cáo chậm, thiếu công cụ phân tích: Lãnh đạo HTX khó nắm nhanh hiệu suất thu tháng/quý, không có cảnh báo sớm các tuyến thu kém hiệu quả.
- Khả năng tương tác với người dân còn hạn chế: Nhắc nợ, thông báo thay đổi giá/khuyến nghị hay kênh phản ánh chưa được tự động hoá, gây mất kết nối với khách hàng.
- Hạn chế về lực lượng và kỹ năng: Nhân viên thu phí thường không có nền tảng CNTT vững, nên giải pháp cần dễ dùng, ít đào tạo phức tạp.
>>> Tin tức liên quan: Công ty CP Môi trường Đô thị Gia Lâm: Từ tiên phong ứng dụng công nghệ đến thanh toán không dùng tiền mặt
3. CityWork CRM đáp ứng những nhu cầu thực tế nào của một đơn vị quản lý vệ sinh môi trường?
(ảnh: eKMap)
Tại buổi đào tạo trực tuyến cho cán bộ thu giá của HTX Phú Riềng và nhiều , CityWork CRM được giới thiệu và hướng dẫn theo các nhóm chức năng trọng yếu. Mỗi nhóm chức năng này giải quyết trực tiếp những “điểm đau” nêu trên:
- Quản lý khách hàng & hợp đồng: Lưu trữ tập trung thông tin dân cư, địa chỉ, loại dịch vụ và trạng thái hợp đồng, giúp tránh trùng lặp, dễ tra cứu khi có tranh chấp hoặc kiểm tra.
- Tự động hóa quy trình thu phí & nhắc nhở: Gán lịch thu, tự động sinh phiếu, gửi nhắc nợ qua SMS hoặc thông báo (nếu tích hợp), giảm phụ thuộc hoàn toàn vào ghi sổ tay.
- Quản lý công nợ: Báo cáo chi tiết cho phép lãnh đạo xem công nợ,: tiết kiệm nguồn lực thu hồi, tăng hiệu suất thu.
- Báo cáo trực quan & dashboard theo thời gian thực: Biểu đồ, bảng tóm tắt KPI giúp ban quản trị đánh giá hiệu suất thu ngay lập tức.
- Nhắc nhở thông minh và ghi nhận tại chỗ: Ghi chú trạng thái khi thu tại hiện trường, chụp biên lai điện tử, lưu lịch sử tương tác.
4. Đánh giá tác động ngắn hạn và trung hạn
- Giảm thời gian hành chính: Nhân viên thu phí giảm thời gian cập nhật và tổng hợp báo cáo; chuyển từ thao tác giấy tờ sang thao tác trên ứng dụng.
- Tăng độ chính xác dữ liệu: Giảm sai sót do thao tác tay và trùng lặp.
- Tăng khả năng giám sát: Ban quản trị có thông tin cơ bản về tiến độ thu ngay trong tháng.
- Cải thiện tỉ lệ thu và giảm nợ xấu: Nhờ nhắc nợ tự động và quản lý công nợ theo khu vực, HTX có thể tối ưu tuyến thu.
- Quy trình minh bạch, dễ audit: Dữ liệu tập trung giúp kiểm toán nội bộ hoặc kiểm tra của chính quyền dễ dàng hơn.
- Nâng cao năng lực quản lý: Ban lãnh đạo có dữ liệu để ra quyết định (ví dụ phân bổ kinh phí, lập kế hoạch mua sắm).
5. Rủi ro và các yếu tố cần quản trị khi triển khai tại HTX
Không chỉ riêng HTX, ở mọi đơn vị, lĩnh vực, chuyển đổi số hay số hoá không chỉ là vấn đề cài đặt phần mềm, mà còn là việc thay đổi tư duy quản trị – vận hành, thay đổi để tránh thất bại:
- Kháng cự thay đổi từ nhân sự: Một số cán bộ quen cách làm cũ có thể e ngại dùng công cụ mới. Vì vậy, đơn vị cần tổ chức đào tạo thực hành, chế độ hỗ trợ hotlines trong giai đoạn đầu. Trên thực tế, tại mỗi đơn vị sau khi hoàn thành triển khai phần mềm – giải pháp, đội ngũ eKMap sẽ là đào tạo viên, trực tiếp đào tạo – hướng dẫn các cán bộ – nhân viên sử dụng phần mềm, sẵn sàng hỗ trợ về kỹ thuật trong quá trình sử dụng, đảm bảo ứng dụng khi đi vào thực tế phải hỗ trợ công việc của người dùng một cách hiệu quả
- Hạ tầng và thiết bị: Thiếu smartphone/tablet hoặc kết nối mạng yếu tại một số vùng sẽ ảnh hưởng đến khả năng thu tại hiện trường. Cần rà soát hạ tầng, trang bị tối thiểu cho tổ thu, hoặc sử dụng chế độ offline/sync.
- Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào: Dữ liệu bẩn (trùng, sai địa chỉ) cần được làm sạch trước nhập vào hệ thống. Yêu cầu hoạt động kiểm kê, rà soát dữ liệu song song trước khi chuyển hoàn toàn sang hệ thống.
- An toàn dữ liệu & phân quyền: Phải xác định rõ quyền truy cập, sao lưu định kỳ và chính sách bảo mật để tránh rò rỉ thông tin khách hàng.
- Duy trì vận hành: Có kế hoạch bảo trì, cập nhật và người chịu trách nhiệm nội bộ để tránh “bỏ quên” hệ thống.
6. Các chỉ số (KPI) đề xuất để đánh giá hiệu quả triển khai ứng dụng số
Để đánh giá thực chất, HTX nên theo dõi một số KPI cụ thể và đo lường theo chu kỳ:
- Tỉ lệ thu đúng hạn (%) – so sánh trước và sau triển khai.
- Thời gian trung bình để tổng hợp báo cáo (giờ/người).
- Tỉ lệ sai sót dữ liệu (số trường hợp chỉnh sửa do lỗi nhập).
- Số ngày trung bình thu hồi công nợ.
- Tỷ lệ khách hàng được thông báo tự động / tổng số khách hàng.
Việc thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng KPI (ví dụ: tăng tỉ lệ thu đúng hạn 10% trong 6 tháng) giúp HTX đánh giá hiệu quả đầu tư công nghệ.
7. Khuyến nghị triển khai để đạt hiệu quả cao nhất
- Giai đoạn hóa triển khai: Bắt đầu với 1-2 tuyến/vùng làm thí điểm, thu thập phản hồi rồi mở rộng.
- Chuẩn hóa dữ liệu trước nhập: Lập đội kiểm kê dữ liệu để làm sạch, chuẩn hóa địa chỉ và hợp đồng.
- Đào tạo theo vai trò: Phân lớp đào tạo cho nhân viên thu, người quản lý và ban điều hành, tập trung vào thực hành, tình huống thực tế.
- Hỗ trợ sau triển khai: Thiết lập kênh hỗ trợ (hotline, hướng dẫn online, video ngắn) để xử lý lỗi nhanh.
- Đo lường và tối ưu liên tục: Cài đặt KPI, báo cáo định kỳ và cuộc họp đánh giá để điều chỉnh quy trình.
- Xem xét tích hợp: CityWork CRM có khả năng tích hợp với hệ thống kế toán/ thanh toán điện tử để giảm thao tác nhập liệu thủ công.
>>> Đọc thêm: Đào tạo triển khai trực tuyến ứng dụng CityWork CRM cho Ban quản lý xã Phù Cát
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỊA LÝ EK
Hotline: 0912 76 5656
Email: marketing@ekgis.com
Website: https://ekgis.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/eKGIS
Youtube: https://www.youtube.com/@eKMap_GIS-GeoAIServices
Văn phòng Hà Nội: Khu văn phòng tầng 3, tòa nhà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, đường Phạm Văn Đồng, phườngĐông Ngạc, TP Hà Nội.
